¿Cómo se construyen las Capacidades Organizacionales?

Existe una fuerte confusión en algunos ejecutivos de muchas organizaciones al utilizar el término Capacidad (Capability en inglés) pero más importante es la confusión que existe cuando buscamos la manera de desarrollarla al interior de la organización, por lo tanto quiero describir una fórmula que puede darnos claridad a este respecto y que nos puede permitir definir planes para desarrollar las capacidades que necesitamos en nuestra organización.

La actuación y desempeño de una organización está determinada a partir de lo que la empresa es "capaz de hacer". Es decir, no basta con tener una estrategia clara y precisa que busque aprovechar las oportunidades del mercado o protegerse ante las amenazas del mismo desarrollada por la mejor firma de consultoría estratégica a nivel mundial, si al final de cuentas, la organización no es capaz de ejecutarla de manera adecuada.

En este sentido, el plan estratégico debe ser diseñado con base en las capacidades de la organización, sin embargo, en ocasiones será necesario fortalecer alguna de las capacidades actuales o incluso, desarrollar alguna capacidad con la que no se cuenta, pero que resulta indispensable para poder llevar a cabo las estrategias de negocio planteadas. Es en estas situaciones donde la organización debe poder comprender perfectamente lo que significa "capacidad organizacional" y cómo es que se puede fortalecer o desarrollar de cero.

Vamos a definir una capacidad como la combinación de las competencias del personal con un sistema organizacional alineado, lo que le permite a una organización desempeñar determinada función y lograr resultados específicos de manera adecuada. En esta definición encontramos dos elementos fundamentales que deben existir y estar alineados: las competencias del personal y el sistema organizacional. 

Las competencias son el conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que le permiten a un individuo ser "competente" para efectuar determinado trabajo o acción de una manera adecuada.

El conocimiento es el conjunto de información que posee una persona y que le permite hacer distinciones en algún dominio determinado. El conocimiento se genera a partir de la racionalización de las experiencias y se transmite a través de distintos medios como lecturas, videos, capacitación, etc. El conocimiento se adquiere.

Por otra parte, la habilidad es la aptitud de una persona para ejecutar determinadas actividades. Las habilidades se desarrollan y adquieren a través de la práctica, los ejercicios, el entrenamiento, etc. La habilidad se desarrolla.

Finalmente la actitud es la emocionalidad y corporalidad que asume una persona al actuar y ejecutar cualquier actividad. La actitud depende del estado de ánimo, de los intereses particulares y de los valores de la persona.

Veamos un ejemplo: para ser "Competente" en administrar el cambio, una persona debe tener ciertos conocimientos relacionados al comportamiento humano, a los modelos administrativos de pérdidas y ganancias en un sistema, conocimientos metodológicos sobre elaborar planes de comunicación, capacitación, sensibilización, patrocinio, etc. Por otro lado deberá tener desarrolladas ciertas habilidades como lo es la facilitación de grupos, la lectura y análisis de ambientes organizacionales y reacciones en el personal, habilidades de negociación y persuasión, etc. Finalmente deberá tener ciertas actitudes como lo es la apertura, la empatía y el servicio a los demás.

Si una persona reúne este conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes, podemos decir entonces que esta persona tiene la competencia para administrar los cambios. Recordemos que una competencia tiene distintos niveles de dominio como lo es básico, intermedio, avanzado o experto. Esto significa que algunos roles en la organización deberán tener mayor nivel de dominio en determinada competencia que otros en función de sus responsabilidades.

Podríamos pensar entonces que el tener en la organización un alto grupo de personas con la competencia de Administración del Cambio desarrollada en niveles altos, nos haría "capaces" de administrar los cambios perfectamente y la respuesta es no. De nada sirve que el personal tenga las competencias, si el sistema organizacional no le permite utilizarlas para operar.

El sistema organizacional es el conjunto de procesos, políticas, procedimientos, estructura, organización, infraestructura, equipos y demás elementos con los que opera una organización. En este sentido, una persona puede tener, por ejemplo, la competencia de "Negociar contratos con proveedores" en niveles muy avanzados, ya que cuenta con los conocimientos, habilidades y actitudes para poder hacerlo de manera espectacular y obtener grandes beneficios para la organización, sin embargo los procesos y lineamientos, le impiden que él tome decisiones en el momento de una negociación, o existen leyes que rigen los criterios sobre los cuáles puedo o no llegar a acuerdos con los proveedores. En esta situación, el sistema interno compuesto por los procesos, políticas, normativa aplicable e incluso la estructura organizacional, no están alineados para que esa personal aproveche al máximo sus competencias. En este caso, la empresa no tiene la "Capacidad Organizacional" para negociar con sus proveedores de manera afectiva, ya que tiene el personal con las competencias para hacerlo, pero el sistema interno no está alineado.

Cuando una empresa define sus objetivos y las estrategias para lograrlos, debe analizar las capacidades organizacionales que requiere para ejecutar dichos planes. Una vez que defina esas capacidades, deberá hacer un análisis sobre las competencias que requiere tener el personal y por el otro lado deberá revisar sus procesos, políticas, estructura y todos los elementos del sistema organizacional que influyen para esa capacidad están alineados y le permitirán al personal operar con esa capacidad una vez desarrolladas esas competencias. 

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